Como lidar com o fechamento da folha no final do ano
A folha de pagamento é uma das principais ferramentas utilizadas por qualquer empresa, independentemente do seu setor de atuação. Neste instrumento ocorre a apresentação dos pagamentos que a corporação deve efetuar para os funcionários, permitindo que ela esteja em dia com as obrigações, evitando penalidades. Com a grande movimentação no final do ano, o fechamento da folha costuma ser um pouco diferente do habitual.
Neste artigo, o Grupo Insigne aborda esta questão para que você, responsável do departamento de gestão de pessoas, prepare sua equipe para as demandas específicas dos últimos meses do ano. Acompanhe!
Como a empresa deve realizar o fechamento de folha de pagamento?
O cálculo da folha de pagamento é uma das etapas mais importantes desse processo, e requer aptidões legais e contábeis para ser concluído.
Em primeiro lugar, o empregador deve saber quais são os principais tributos e taxas que incidem sobre salário. Veja:
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Taxa do Instituto Nacional do Seguro Social;
- Salário-família;
- Vale-transporte;
- Vale-refeição.
Agora, também é importante saber os métodos que ajudam a reduzir os custos da folha de pagamento, sem precisar recorrer às demissões como a única solução. Afinal, as mudanças na gestão e administração são suficientes para diminuir os gastos na folha de pagamento.
É necessário que os mecanismos sejam realizados com base em métodos específicos. Por exemplo: a terceirização da mão de obra. Este modelo de trabalho é um dos mais adotados pelos empreendedores de todos os portes após a Reforma Trabalhista no ano de 2017. Esta é uma alternativa viável para reduzir os custos na folha de pagamento.
Para diminuir os gastos com pagamento de horas extras, a utilização do banco de horas pode ser uma boa alternativa. Vale destacar que essa ferramenta é inteiramente legal e foi criada exclusivamente para exonerar o empresário de ter que pagar horas extras de maneira desnecessária.
Desse modo, é preciso estabelecer uma combinação de banco de horas entre os gestores e suas equipes. Assim, permitindo que as horas trabalhadas em excesso sejam utilizadas pelos funcionários que desejam ou precisam folgar em datas específicas, como próximo de feriados ou até mesmo para resolver questões pessoais durante o expediente.
Quais as obrigações do Departamento Pessoal no fim de ano?
O Departamento Pessoal possui demonstrações contábeis obrigatórias que se repetem ao longo do ano, seja de forma mensal ou anual. Em geral, a rotina do setor de Recursos Humanos da empresa é composta por atividades comuns em todos os meses do ano. Estamos falando do e-Social, GPS, SEFIP, DARF e CAGED.
Além disso, existem algumas obrigações que vencem no final do ano e precisam de uma atenção maior neste período. São elas:
- 13º salário;
- pagamento das férias;
- férias coletivas ou individuais;
- programação do pagamento de lucros e resultados;
- fechamento da folha de pagamento e benefícios.
Como a automatização facilita todos esses processos?
Com o avanço tecnológico, a folha de pagamento, que antes era elaborada exclusivamente por meio manual, agora também pode ser feita de forma online. Isso potencializa a gestão desse instrumento, além de agilizar as alterações e reduzir os possíveis erros. Desse modo, pode-se dizer que a folha de pagamento deve apresentar os seguintes fatores:
- recibo de pagamento;
- descrição do nome dos funcionários;
- função, cargo ou serviço prestado;
- valor bruto dos salários;
- valor líquido que os empregados recebem;
- valor da contribuição previdenciária descontada dos salários de cada colaborador;
- dados do empregador;
- desconto do FGTS;
- vales e contribuição sindical;
- número de dias trabalhados;
- nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- divisão de segurados por grupos (seguro-empregado, contribuinte individual, trabalhador avulso, entre outros).
As soluções inteligentes conseguem montar e calcular a folha de pagamento com todos os itens listados acima de forma ágil, segura e sem erros. Com o software para RH é possível gerir, além da folha, outras atividades inerentes ao setor, como gestão de pessoas, banco de talentos e treinamento de colaboradores.
Benefícios de automatizar o Departamento Pessoal
- Mais autonomia aos processos e documentações;
- eliminação de demandas manuais e repetitivas;
- integração do ponto com a folha de pagamento;
- aumento da produtividade;
- redução de custos;
- tomada de decisões mais inteligentes;
- otimização de tempo;
- menor incidência de erros.
O Grupo Insigne é referência em soluções empresariais!
Está planejando o ano seguinte pensando em automatização de processos com foco na produtividade do setor? Conte com o Departamento Pessoal Consultivo do Grupo Insigne! Utilizamos o sistema Rita RH com nossos clientes, garantindo a transformação digital da gestão de Recursos Humanos da sua corporação. Ficou interessado? Fale agora com um dos nossos consultores e veja a mágica acontecer!
Leave a comment